38才からの調剤事務

38才から全くの未経験で調剤事務をはじめました!ミスの連続!?悪戦苦闘する日々ですが、これから調剤事務をやろうとされている方の参考になれば幸いです!現在、調剤事務をされている方にも「ふむふむ、あるある」と読んでいただけたら嬉しいです☆

電話対応について改めて考えてみる その2 メモの取り方

  

   こんにちは!夏休み真っ盛りで日に日にわが子が黒くなっていきます。タイとかベトナムの子供みたいになってきたなあと思ってみていると、自分の腕も真っ黒であらびっくり。

 日焼け止めスプレーをしていてもこんなにも焼けるんですね。気象庁が7月の豪雨と猛暑を異常気象だと発表しましたが、これだけ日差しがきついとそれはみんな真っ黒になりますよね。

 こんな天気でも野良猫が近所を散歩していますが、あの子たちは毛で覆われているから日焼けしないんでしょうね。もし、一日中お腹を出して仰向けになっていたらお腹が黒く日焼けするのでしょうか。そんな猫いないでしょうがね。

 さて、昨日からの続きで今日も電話対応について考えてみたいとも思います。声の出し方はとりあえず、できるようになったので、次は電話の内容をきちんとメモに取ること。

 調剤薬局では毎日、病院や、患者さん、デイサービス、ケアープランセンターなどからじゃんじゃん電話がかかってきます。その際、すぐにパソコンで患者さんのデータを調べたり、薬の処方などをメモしなければならないのですが、それがなかなか至難の業。まず慣れるまでは薬の名前をさっと言われても全然、聞き取れないんです。

 ロキソニンなどメジャーで聞き取りやすいお薬なら大丈夫なんですが、ロサルタンカリウム・ヒドロクロロチアジド錠とか、ツムラサイコセイカントウとか、チンコウタンサンカルシウムとか、グリメピリドとか一回で聞き取るのはまず無理です。

 2回までは聞き返せるとして、3回はちょっと電話の向こうでため息が聞こえてきそうな・・・・・・。

 病院はまだいいんですが、デイサービスやケアープランセンターの名前は造語っぽいのも多くてしかも似通っているので、施設名、担当者、患者さん、内容、薬名など、速記でメモしないと、電話を切ったあとに絶対にどれか1つくらいしか頭に残っていないという始末です。これは私の要領が極めて悪いせいですが。

 こんな私が編み出した?対策はほかのスタッフの前で電話を取って、いちいち声に出すというシンプルなものです。これなら、有能なみなさんがちゃんと内容をオンタイムで把握していてくれるのでかなりの確率で伝え漏れを防ぐことができます。

 でも、この作戦は忙しい時には使えないし、ちょっと人任せすぎるので、新人のときのみ有効な手段になってきます。

 やはり、頭で記憶するのではなく、いちいちメモを取るという方法が一番正攻法で有効ですよね。

 そういうわけで、今更ですが電話を持ちながら片手だけでメモをきちんと取る練習をやってみます。同僚の方は肩と耳で器用に電話を挟んで両手を使ってますが、私はあれがうまくできないのです。

 電話はかかってきていませんが、とりあえずかかってきているという設定で素早くメモをとってみます。うーん、メモが固定されないので字が汚くなりすぎます。こういうときってカタカナで書く方がいいのかひらがなで書く方がいいのか、普通に漢字交じりで書く方がいいのか。とりあえず、一通りやってみると、カタカナがいちばん早くてきれいに書けたのでそれでいってみることにしました。

 あとは、最初から何をメモするか最初から決めておくパターン。一行ごとに施設名、担当者、患者さん、内容、薬名みたいにどんな電話でもある程度、型を決めておいて、都度改行すればあとからでも読みやすいかもしれません。うん、これがよさそうな気がしてきました。

 とりあえず、今日は休みだったので、明日はこれで一日電話に出てみたいともいます。結果は明日のブログにて。乞うご期待!

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