38才からの調剤事務

38才から全くの未経験で調剤事務をはじめました!ミスの連続!?悪戦苦闘する日々ですが、これから調剤事務をやろうとされている方の参考になれば幸いです!現在、調剤事務をされている方にも「ふむふむ、あるある」と読んでいただけたら嬉しいです☆

電話対応について改めて考えてみる その1 発声方法

  

   あっという間にまた猛暑日に逆戻りで、歩いているだけで肌がじりじり焼ける音が聞こえてきそうな天気ですが、みなさんいかがおすごしでしょうか?

 こんなに暑いのにセミは毎日、朝も早よから鳴き続けているんですから、自然ってすごい!人の手のひらにも満たない小さな体で良くあれだけ大きな音が出せるもんです。

 日傘片手に木々を見上げてもセミの姿はどこにも見当たらないんですが、鳴き声だけは首のすぐ後ろから聞こえてくるくらいミンミンと響いてきます。

 さて、今日は電話対応について書いてみたいと思います。

 少し前に電話対応が苦手だったというようなことを書きました。最近ではさすがに苦手ではなくなってきましたが、今日、ふと自分の電話対応についてはたしてどうなんだろうかということを思いました。

 どうしてこんなことを急に考えたかといいますと、最近、読んだあるビジネス書に、営業の仕事をされている方は訓練として自分の営業トークをボイスレコーダーに録音して何度も聞いてみるというようなことが書いてあったからです。

 これは営業をされている方の間ではとてもポピュラーな練習方法なのだと思いますが、なんだかすごくためになる練習方法だなと思ったんです。

 私は事務員なので毎日、何件も電話を取っていますが、一度も自分の電話対応を聞いたことがないなと思ったわけです。たとえば、活舌、声の大きさ、抑揚など、普段私はどんな感じで電話を受けているのだろうと。

 そういうわけで、さっそくやってみました。ボイスレコーダーはもっていませんので、スマホの機能を使ってみます。

 お電話ありがとうございます。〇〇薬局〇〇です。

 再生

 うーん、声に明るさがまったくありせん。早口だし、活舌もあまりよくない。まさにステレオタイプというか、事務的な電話対応です。

 これはだめだ。やり直し。

 お電話ありがとうございます。〇〇薬局〇〇です。

 再生

 さっきより、大きな声ではっきりとゆっくり話してみました。でも、なんだかまだまだ事務的な印象が拭えません。別に事務員なので事務的で良いのですが、私がめざす明るく爽やかな受付には程遠い感じです。もう一度、チャレンジ。

 お電話ありがとうございます。〇〇薬局〇〇です。

 再生

 原因がわかりました。たぶん、私はもともと声が低いので、普通に話してもちょっと暗い感じになってしまうんです。すでによそいきの声を出しているんですが、まだまだ足りない。かなり意識して高めの声にしてみます。

 お電話ありがとうございます。〇〇薬局〇〇です。

 再生

 デパートの店員さんみたいな感じになりましたが、なかなか悪くない。と、いうか、めざしていた明るく爽やかな受付にだいぶ近づきました。そうか、こういうかんじだったんだ。これはなかなかハイレベルというか、無意識に電話を取っていては絶対、できなさそうです。

 これくらい意識的に作りこまなくてはいけなかったんですね。そう考えると、電話はまだ声だけですが、デパートのインフォメーションセンターの受付の方とかは、全身ですから、これは大変だ。仕事が終わって家に帰ったらすぐにベッドに倒れこみたいくらいエネルギーを消費しそうですね。すごい!

 とりあえず、第一声目だけの練習でしたが、いろいろ課題や問題点、改善点がわかってよかったです。やっぱり自分の声を聞いてみるって大切なことだったんですね。

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